Un sistema IVR a menudo se denomina recepcionista digital. Un IVR reproduce un mensaje pregrabado para la persona que llama que le pide presionar varios botones en su teléfono, dependiendo del departamento o la persona con quien le gustaría hablar. El sistema de IVR entonces enrutará la llamada en consecuencia.
El menú IVR permite definir cualquier dígito. Por ejemplo, al presionar “1” podría enrutar a la persona que llama al grupo de timbrado de ventas. Los destinos se pueden definir para recibir la llamada si el IVR expira, o no recibe una entrada válida.
Para crear un IVR primero debe grabar una locución indicando la asignación de las teclas del teléfono, es decir, pulse 1 para hablar con el departamento comercial, pulse 2 para hablar con administración, pulse 3 para hablar con soporte.
Una vez tengamos la locución la subimos al sistema, vamos a la siguiente dirección.
Ajustes > Gestión de Grabaciones
Nombre: Le ponemos un nombre descriptivo a la grabación.
Archivo de sonido: Buscamos nuestro archivo en nuestro ordenador y pulsamos subir grabación.
A continuación vamos a la siguiente dirección para configurar el IVR
PBX > Llamadas Entrantes > IVR
Por lo general debe rellenar los siguientes campos.
Descripción: De un nombre descriptivo al menú.
Mensaje de Bienvenida: Seleccionaremos la grabación que previamente hemos grabado..
El resto de mensajes son opcionales pero ayudaran a la persona que llama a alcanzar su fin.
Por último vamos a la pestaña entradas para asignar la pulsación al modulo de destino.
En este caso hemos creado tres grupos de timbrado, uno para soporte, otro para comercial y otro para administración, cada uno con sus respectivas extensiones. Las extensiones pueden estar en varios grupos de timbrado.
La ultima pulsación la hemos redirigido a una extensión.
Finalmente vamos elemento anterior del flujo y seleccionamos como siguiente elemento el IVR, si se trata de las condiciones Horarias, seleccionaremos el modulo IVR en la opción «Destino si el horario coincide» de esta manera si está dentro del horario de atención telefónica la llamada pasara al IVR.